一、背景介紹

檔案室是是集中保管檔案、管理檔案的基地，是社會各方面利用、保管信息資源中心。確保檔案保存的規(guī)范、完整和安全，是各級領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員的共同任務(wù)。

云計算、物聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展迅速推動著智慧城市的成熟，智慧城市的發(fā)展以其獨有的魅力為我們展現(xiàn)一個智能化、科技化的城市。技術(shù)的革新催生了智慧的進步，智慧城市將會給當(dāng)前的檔案管理發(fā)展帶來新的契機和深遠影響，轉(zhuǎn)型發(fā)展中的檔案管理開始走向智慧化管理。

二、核心價值

RFID智能檔案管理系統(tǒng)，通過引入物聯(lián)網(wǎng)的先進技術(shù)與理念，規(guī)劃與構(gòu)筑一張低功耗的物聯(lián)傳輸?shù)墓歉删W(wǎng)，規(guī)劃與建設(shè)物聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)、云計算及分析平臺，以創(chuàng)新的模式實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案安全管控工作。通過RFID電子標(biāo)簽，實現(xiàn)檔案實體的電子化標(biāo)識。利用RFID技術(shù)的特性，實現(xiàn)檔案從形成、歸檔和利用的全生命周期管理，確保檔案安全。

建設(shè)基于RFID技術(shù)的檔案智能管理系統(tǒng)，在實際運行中的意見包括：

1、檔案創(chuàng)建時就粘貼一張RFID電子標(biāo)簽，實體的電子化標(biāo)識；

2、檔案歸檔自動提醒，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)移交檔案管理機構(gòu)歸檔；

3、實現(xiàn)檔案出入庫的實時監(jiān)測，避免檔案利用時多拿、錯拿等問題；

4、實現(xiàn)檔案從創(chuàng)建、歸檔、利用的全流程追溯、可視化管理；

5、借助RFID智能盤點車，實現(xiàn)檔案快速盤點、定位與查找。

三、系統(tǒng)組成

系統(tǒng)工作原理圖

系統(tǒng)總體架構(gòu)

四、系統(tǒng)功能

RFID智能檔案管理系統(tǒng)軟件平臺可分為5個小系統(tǒng)，各子系統(tǒng)通過搭配專業(yè)的RFID硬件設(shè)備運行。系統(tǒng)包括：

?? 標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)：實現(xiàn)實物檔案與RFID檔案標(biāo)簽關(guān)聯(lián)；

? 館員工作站系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查詢等功能；

?? 安全監(jiān)測系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的自動出入庫、檔案安全監(jiān)測等功能；

? 盤點系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的上架、順架、盤點、查詢等功能；

?? 可視化平臺：實現(xiàn)檔案狀態(tài)、設(shè)備狀態(tài)的可視化監(jiān)控。

4.1標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng) 

標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)運行在RFID館員工作站設(shè)備上（或稱“檔案加工設(shè)備”），實現(xiàn)檔案標(biāo)簽的初始化等工作。系統(tǒng)包括檔案標(biāo)簽與層架標(biāo)簽的注冊、更換、注銷等功能，同時支持檔案的查詢統(tǒng)計、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。

4.2館員工作站系統(tǒng) 

館員工作站系統(tǒng)運行在RFID館員工作站設(shè)備上（或稱“檔案交接儀”），實現(xiàn)檔案的檔案的歸檔（或接收）、調(diào)檔申請、借閱、歸還、續(xù)借等，同時也包含對檔案讀者的管理，以及檔案的查詢統(tǒng)計、借閱查詢與統(tǒng)計等功能。

4.3安全監(jiān)測系統(tǒng) 

安全監(jiān)測系統(tǒng)配合RFID安全門禁設(shè)備使用，軟件系統(tǒng)可以運行在RFID安全門禁的內(nèi)嵌顯示屏上，也可以通過網(wǎng)絡(luò)連接到一臺PC機上運行。

安全監(jiān)測系統(tǒng)軟件檔案出入的實時監(jiān)測、進出人數(shù)的統(tǒng)計、庫房溫濕度的監(jiān)測，以以告警日志的查詢功能。當(dāng)檔案未辦理合法手續(xù)時，系統(tǒng)將自動聲光報警，并記錄報警信息。

4.4智能盤點系統(tǒng) 

智能盤點系統(tǒng)運行在RFID智能盤車上，實現(xiàn)檔案的順架、盤點、倒架、查找等工作。在RFID智能檔案管理系統(tǒng)中，檔案位置管理的Z小單位為密集架的一層（或一格），每一層上粘貼一個RFID層架標(biāo)簽，系統(tǒng)為每一層進行順序編碼，RFID層架標(biāo)簽上打印該編碼內(nèi)容，以方便工作人員查看。當(dāng)檔案放到密集架的某一層時，需要將RFID檔案標(biāo)簽與RFID層架標(biāo)簽的關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)在順架、盤點、倒架等工作時，需要通過設(shè)備自帶的RFID手持天線讀取RFID層架標(biāo)簽與RFID檔案標(biāo)簽，再實現(xiàn)相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。

使用RFID手持天線掃描RFID檔案標(biāo)簽時，館員不需要將檔案移出或打開，只需要將手持天線靠近檔案實物，即可完成標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取。一層60份檔案的掃描可以5秒內(nèi)完成，讀取過程快速、準(zhǔn)確。 同時，系統(tǒng)要與密集架系統(tǒng)聯(lián)動，實現(xiàn)密集架的自動打開、關(guān)閉、通風(fēng)等功能，方便館員工作。

系統(tǒng)一般通過WIFI無線網(wǎng)絡(luò)直接與RFID數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊。但當(dāng)無線網(wǎng)絡(luò)無法全覆蓋時，可使用我司專門開發(fā)的“離線工作”模式，即館員在庫房中使用RFID智能盤點車時，不通過網(wǎng)絡(luò)與RFID數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊，在工作完成后，只需要在設(shè)備的TCP/IP接口插入網(wǎng)線，系統(tǒng)自動判斷網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，并自動上傳數(shù)據(jù)。同時，當(dāng)RFID數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)有更新（如新加工的檔案、檔案狀態(tài)有變更等），也將自動下載新數(shù)據(jù)。

4.5RFID檔案查詢系統(tǒng) 

RFID智能檔案管理系統(tǒng)提供通過web瀏覽器進行檔案的查詢。檢索關(guān)鍵字包括案卷號、歸檔號、題名等信息。

4.6可視化監(jiān)控平臺 

可視化監(jiān)控平臺安裝在檔案館的監(jiān)控室內(nèi)，在LED大屏上實時展示，以方便館員實時了解檔案狀態(tài)、庫房狀態(tài)，以及設(shè)備運行狀態(tài)。

五、軟件平臺

檔案標(biāo)簽注冊

借閱

六、場景展示